Werk privé balans, het 8 stappen plan

Vind je het lastig om de werk privé balans in orde te houden?

In de vorige blog vertelde we je hoe vaak het voor komt dat de werk privé balans verstoord raakt. Wanneer je dit leest herken je misschien ook wel bij jezelf dat de werk privé balans beter zou kunnen.

Stap 1: Ga terug naar de basis, naar het begin.

Een vraag die ik regelmatig stel is: ‘Wanneer ging het nog goed?’ En in dit specifieke geval ‘Wanneer voelde je je nog energiek?’ om dan te vervolgen met ‘Wat is er daarna gebeurd?’ Op deze manier kun je wellicht oorzaak en gevolg (verbanden en patronen) herkennen.

Stap 2: Krijg verwachtingen helder.

Een andere vraag kan zijn: wat werd er van jou verwacht vanuit je rol in de organisatie? En wat wordt er nu van jou verwacht? Is dat anders geworden?

Soms vallen hier al kwartjes omdat iemand ziet dat allerlei verantwoordelijkheden en taken bij de originele rol zijn gekomen. Wellicht omdat bepaalde collega’s tussentijds zijn opgestapt, een andere rol hebben gekregen of omdat je als bekwaam persoon taken onbewust overneemt omdat je collega het laat liggen of er minder goed in is.

Stap 3: Wat komt er werkelijk allemaal jou kant op?

Om overzicht en grip te krijgen en dus controle, moet je eerst weten wat er allemaal naar je toestroomt. Een ‘eenvoudige’ manier is een inventarisatie te maken.

Verzamel alle ‘deeltjes’ die van en naar jou toestromen (vanuit o.a. de ERP en Mail systemen waarmee je werkt) en ga deze verdelen naar een categorie: klanten, leveranciers, financieel, productie, marketing, verkoop enz wat het ook is waar je mee te maken hebt.

Let op: dit kan een grote opdracht zijn die soms overweldigend kan zijn want je voelt je al overweldigd door het werk. Probeer hier echt tijd voor vrij te maken, een hele ochtend wellicht en misschien heb je meer tijd nodig. Wellicht heb je hier hulp nodig!

Stap 4: Maak onderscheid wat bij jouw rol hoort en wat niet.

Bij overzicht en controle horen grenzen en kaders! Door te bepalen wat bij jouw werk hoort en wat niet begin je met kaderen en geef je grenzen aan waardoor je vaak al automatisch het gevoel van meer overzicht en controle ervaart. Je ervaart meestal een gevoel van opluchting!

Stap 5: Ga hierover in gesprek met jouw leidinggevende en collega’s

Vaak zie je dat mensen als Koen zichzelf begraven onder het werk en taken door allerlei onuitgesproken verwachtingen en aannames: ‘Anderen hebben het ook druk en ik kan ze toch niet met mijn problemen lastig vallen’ of ‘dan zien ze dat ik niet in staat ben om een goede projectleider te zijn’ enz.

Het werk dat niet bij jouw rol hoort, moet en mag je niet op je nemen! Dit noemen we ‘verborgen fabrieken’. Je omgeving weet vaak niet wat je allemaal doet en als ze niks horen dan zal het wel goed gaan, toch?

Ook deze stap kan de nodige tijd in beslag nemen want er zal weerstand zijn bij de anderen om jouw taken over te nemen. Zij willen niet ‘jouw apen’ hebben.

Maar het is belangrijk om voet bij stuk te houden en jouw rol goed af te schermen tegenover overweldiging. Wellicht moet HR aan de slag en nieuwe mensen aannemen. Wellicht moet je leidinggevende de rollen opnieuw verdelen zodat de taaklast evenredig of effectief verdeeld is.

Stap 6. Verdeel je eigen werk in tijdblokken en in Denk en Doe werk

Nu je jouw ‘eigen werk’ hebt teruggevonden kun je aan de slag met het verdelen van je werk in tijdblokken gedurende de dag.

Uit onderzoek blijkt steeds weer dat je flow kunt creëren doordat je betrokken bent bij je werk én voldoende wordt uitgedaagd. Dit geldt vooral voor klussen die wat langer duren. Dat kan ook als je allerlei kortere routinematige klussen achter elkaar uitvoert die een bepaalde focus en vaardigheid vereisen. Doe dat en niets anders en zorg dat je je niet laat afleiden of storen.

Als je denkwerk moet verrichten zorg dan dat je dit thuis of op kantoor doet in een ruimte die dit toestaat. Dus niet op een open werkvloer met veel beweging en geluid.

Verdeel je dag in tijdblokken waarin je denk- en doe-werk verricht. Jij kent als het goed is jouw bioritme en je weet wanneer je goed kunt denken (onderzoeken, analyseren, bedenken, schrijven van plannen, offertes) en wanneer je klusjes kunt doen.

Stap 7. Evalueer regelmatig

Normaal gesproken komt je energie weer terug als je taken passen bij je doelen en jouw vaardigheden en je een waardevolle bijdrage kunt leveren voor jezelf, je team de organisatie en de maatschappij. Je voelt dan dat je het stuur weer in handen hebt.

Regelmatig reflecteren op jouw werk en doelen en op de doelen en koers van de organisatie, zorgt ook voor overzicht. Zitten we samen nog op dezelfde golflengte of raken we elkaar kwijt? Dit is een waardevol gesprek dat je met je leidinggevende of collega professionals kunt voeren.

Stap 8. Zoek hulp als je vastloopt

Mocht de energie wegblijven dan is het wellicht verstandig om te kijken of je nog op de juiste koers zit en of je werk én werkomgeving nog bij jouw doelen, waarden en vaardigheden passen. Misschien kun je binnen je werkomgeving een andere rol vinden die je beter past maar wellicht is een hele andere werkomgeving DE oplossing.

Soms voelen we ons alleen staan als het allemaal niet meer zo lekker gaat op het werk en privé en voel je je niet gezien en gehoord door je omgeving. Let op, je gevoel is een belangrijke graadmeter en vertelt je al snel hoe het echt met je gaat. Dit is helaas niet altijd even goed zichtbaar voor je omgeving omdat zij simpelweg jou gevoel niet (her)kennen. Wellicht heb je je nooit echt goed uitgesproken over wat je wilt of waar je tegenaan loopt want hulp vragen is voor velen van ons best wel ‘een dingetje’.

We helpen je in ieder geval graag bij je loopbaanvragen!