Wanneer je dit leest ben je niet de eerste die zich dit afvraagt. We horen maar al te vaak van leidinggevenden of directies dat er in een overleg afspraken worden gemaakt of besluiten worden genomen en dat er daarna in de praktijk blijkt dat deze niet worden nagekomen of gedragen.
Hoe kan dit toch?
Wat wij met onze ervaring hierover kunnen zeggen is dat er niet een maar meerdere oorzaken zijn. Wel zijn deze allemaal terug te voeren op effectief communiceren.
Draagvlak is namelijk niets anders dan de uitkomst van effectieve communicatie. Natuurlijk leidt niet iedere communicatie tot overeenstemming en draagvlak, maar het kan wel leiden tot het van elkaar weten wat de verschillende gezichtspunten zijn. Dit kan dan de basis zijn voor het vervolg.
“We agree to disagree” ( we zijn het er over eens dat we het oneens zijn) is in ieder geval een betere uitkomst dan, “volgens mij hebben we een afspraak”.
Echte communicatie bestaat niet alleen uit helder en duidelijk je intentie uitspreken, maar vooral ook goed luisteren naar de ander en op zoek gaan naar raakvlakken.
Gebrek aan dialoog
Wanneer we met teams aan de slag gaan om uit te vinden wat er in de samenwerking en overleggen niet goed gaat is het meestal het slecht of niet luisteren dat de grote veroorzaker is van het gebrek aan draagvlak en vervolgens gebrek aan uitvoering.
Sla in het gesprek dat je met elkaar hebt dus de dialoog niet over. Een besluit aankondigen is niet zo moeilijk. Je kwetsbaar opstellen en vragen naar het gezichtspunt van de anderen over het onderwerp is een belangrijke stap.
En natuurlijk is niet ieder besluit de uitkomst van urenlang polderoverleg. Maar hoe beter mensen begrijpen waarom je het besluit neemt, hoe je er toe gekomen bent en wat de verwachte uitkomst is, hoe gemakkelijker je er draagvlak voor vindt.
Dit vraagt goede communicatievaardigheden van alle teamleden. En wanneer dit in groepsverband besproken wordt dan is het prettig als zo’n vergadering op een goede manier geleid wordt. Daarnaast is het ook belangrijk dat iedereen weet hoe ze effectief kunnen vergaderen.
Gebrekkige afspraak
Een tweede factor die er voor zorgt dat er weinig draagvlak is, of dat afspraken niet nagekomen worden is de afspraak zelf. Denken dat je helder afgesproken hebt wat de afspraak is en vervolgens uit elkaar gaan is in veel organisaties heel normaal.
Hier sluipen de aannames en andere communicatie barrières er gelijk in. Want hoe weet je wat een ander heeft gehoord? Hoe weet je hoe hij dit interpreteert?
Leg je afspraken dus vast en controleer gelijk even of deze wel SMART is. Is het niet alleen voor jou maar ook voor de andere betrokkenen Specifiek genoeg? Kunnen we Meten of de afspraak is nagekomen? Is er echte Acceptatie voor de afspraak? En is de verwachting realistisch gezien de overige activiteiten die de betrokkenen hebben? En als laatste hebben jullie de Tijd afgesproken.
Voeg hier aan toe dat je gelijk afspreekt hoe je gaat communiceren over de voortgang en wanneer je informeert over afwijkingen, dan wordt de kans van slagen stukken groter.
Wanneer je ziet dat er in jullie organisatie veel tijd besteed wordt aan overleggen en vergaderen maar de uitkomst is niet wat je zou willen zien, dan helpen we jullie graag met onze incompany training Effectief vergaderen.